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Correo corporativo como prueba en un juzgado.

¿Un empresario necesita una orden judicial para revisar el email corporativo de un trabajador? ¿Si revisa el correo de sus trabajadores está violando sus derechos? En Informático Forense Madrid vamos a hablar sobre la posibilidad de emplear el correo electrónico corporativo como prueba informativa  tanto en el ámbito laboral como penal. Es importante saber que para esto es completamente necesario la presencia de profesionales capacitados y con experiencia para garantizar los resultados válidos y legales del proceso.

Uso de correo en el trabajo

El avance de la tecnología trae consigo enfrentamientos, los cuales son cada vez más comunes en el ámbito laboral. Son muchas las ocasiones en las que los trabajadores usan el correo electrónico corporativo con temas personales. Lógicamente esto es algo que los empresarios quieren controlar, para asegurar así el cumplimiento de la tarea, ya que la jornada laboral es para trabajar.

En este problema conlleva conflictos de intereses:

  • Por parte de los trabajadores, el derecho a la intimidad personal y el secreto en las comunicaciones, recogido en el artículo 18 de la Constitución Española. También podemos incluir el derecho a la vida privada, articulo 8 del Convenio de Derechos Humanos.
  • El empresario, al tener el poder de dirección de la empresa y la posibilidad de establecer medidas de vigilancia para asegurar el cumplimiento laboral de los trabajadores, incluido en el artículo 203 del Estatuto de los Trabajadores. También dispone del derecho de la propiedad y libertad de la empresa que asiste a los empresarios, artículos 33 y 30 de la Constitución Española.

El control que ejerce la empresa puede usarse en el correo electrónico de los trabajadores, pero siempre respetando los limites establecidos.

Emplear el correo electrónico corporativo como prueba informativa en un juzgado

Para poder emplear como prueba el correo corporativo, la empresa ha de hacer conocer a sus empleados a través de un documento que deben de firmar, que el correo puede ser revisado. Si no disponemos de dicho documento, este proceso se complica drásticamente.

Los correos electrónicos deben ser sometidos a un peritaje, realizado por peritos informáticos forenses especializados, para poder presentarlos ante un procedimiento judicial. Esto es para garantizar su veracidad y legitimidad.

Pero hay ciertos límites para investigar un correo electrónico corporativo:

  • El empresario debe de tener establecidas reglas sobre el uso del correo corporativo y los medios informáticos que se empleen. Se debe de realizar una prohibición expresa, ya sea parcial o total, para el uso privado, si no existe, hay que saber si está establecido por un convenio colectivo.
  • Poner en conocimiento a los trabajadores de la exigencia de un control empresarial sobre el uso de los medios informáticos. Los trabajadores también deben estar informados sobre la metodología de control que se usa para la verificación del cumplimiento de las normas.
  • El control debe de ser proporcionado.

Cómo saber si el control es proporcionado

  • El control debe de estar justificado. Por ejemplo si hay la sospecha de la irregularidad de trabajo de un empleado.
  • Debe de ser necesario. Es así como, se podrá justificar el despido disciplinario de un empleado de cara a un procedimiento judicial.
  • Tendrá que ser idóneo al fin pretendido. Como verificar si un trabajador comete irregularidades o se sospecha del uso indebido de los medios tecnológicos.
  • Tiene que ser equilibrado. No se puede controlar datos y correos personales. Para poder revisar y controlar un correo electrónico, debe de ser de uso exclusivo de la empresa.

Legislación sobre control de medios informáticos en el trabajo

El 5 de septiembre del año pasado, dicta el Tribunal Europeo de los Derechos Humanos, los pasos a seguir en el protocolo de actuación que deben de seguir todos aquellos empresarios en los despidos laborales. Esto coincide con lo mismo que dictamina nuestro Tribunal Constitucional.

  • Vigilancia de medios de comunicación en el trabajoTodas las personas tienen derecho al respeto de su vida familiar y privada, de su domicilio y la correspondencia.
  • No puede existir un entrometimiento de la autoridad pública en el anterior derecho. A no ser de que sea un caso que influya en la seguridad nacional, pública o el bienestar económico del país, en la defensa, el orden y la prevención de delitos o la protección de la salud y la moral, así como de los derechos y las libertades.

¿Qué correos se pueden revisar legalmente?

Para poder acceder a los correos de un trabajador hay que seguir las pautas establecidas en la jurisdicción penal STS 2844/2014, dictada en junio, de la Sala de lo Penal, la cual determina que:

  • Los correos que no han sido leídos por el destinatario está bajo la protección del secreto de las comunicaciones. Será necesario contar con una orden judicial para llevar a cabo una inspección del correo electrónico corporativo de este tipo,  es necesario .
  • Los correos que si han sido leídos por el destinatario son considerados ficheros de datos.

Vigilancia de las comunicaciones

Las vigilancias exigen a los órganos jurisdiccionales unos mínimos en los casos relacionados con la vigilancia de las comunicaciones. Como por ejemplo el correo corporativo de la empresa.

Existen ciertos factores necesarios que el juez o el encargado del procedimiento judicial debe de tener en cuenta. Para así poder asegurar la proporcionalidad de la investigación y las garantías del procedimiento.

¿Qué se debe valorar a la hora de realizar una vigilancia?

  1. Saber si el trabajador ha sido informado adecuadamente de la posibilidad de que el empresario tome medidas de vigilancia sobre su correo corporativo. Así como la puesta en práctica de dichas medidas y las posibles consecuencias.
  2. Cuál será el alcance de la vigilancia que realizara el empresario. Y, el grado que supondrá de intrusión en la vida privada del empleado.
  3. El empresario debe de proporcionar motivos que sean justificables para realizar la vigilancia en las comunicaciones de sus empleados.
  4. Conocer la posibilidad de emplear sistemas de vigilancias conforme a los medios y las medidas de menor intrusión.
  5. Conocer las consecuencias de la vigilancia para el trabajador en el caso de haber incumplido alguna de las normas establecidas.
  6. Dar al trabajador las garantías correspondientes de que la vigilancia no se está realizando con carácter intrusivo.

Procedimiento de la vigilancia

1. Información

El empresario tiene que informar a los trabajadores la posibilidad de vigilar su correspondencia. Dicha comunicación debe de ser realizada con carácter previo al comienzo de las propias vigilancias.

El empresario debe de dejar constancia de:

  • Posibilidad de acceder a todo el contenido de las comunicaciones.
  • El alcance y la naturaleza de la vigilancia.

2. Alcance y proporción de las medidas

En el procedimiento judicial, será el tribunal el encargado de establecer adecuadamente el alcance y el grado de intromisión que se pueda realizar respecto a la vida privada del trabajador. Por lo que deberán de tener en cuenta:

  • Los medios empleados para realizar la vigilancia y establecer si han sido los proporcionales para el fin que se buscaba obtener con tal de hacer cumplir las medidas establecidas.
  • Verificar si los motivos del empresario para realizar la vigilancia son justificables.
  • Analizar el sistema de vigilancia para saber si se han tomado las medidas necesarias para respetar la intimidad del trabajador.

3. Consecuencias

A través del procedimiento judicial se podrá adecuar la sanción impuesta al trabajador por el incumplimiento realizado.

4. Acceso al contenido.

Una vez que el empresario tenga acceso al contenido de las comunicaciones se llevara a cabo la valoración al respeto del principio de transparencia.

Control empresarial sobre el correo corporativo

Definitivamente, el empresario tiene la capacidad de controlar y vigilar las herramientas informáticas que pone en manos de sus trabajadores. Sin olvidar nunca que antes debe de advertir a estos del alcance y la finalidad con la que se realiza dicha vigilancia.

Siempre se deben de tomar las medidas de control que sean proporcionales al objetivo que se pretende conseguir, al igual que siempre deben de pretender ser lo menos invasivas para el trabajador.

Factores esenciales a tener en cuenta

  • El grado de intromisión.
  • La legitima razón del empresario que justifique la monitorización.
  • Medios intrusivos y no intrusivos para lograr los objetivos.
  • Resultados de los controles.
  • Preservación de las garantías para el trabajador.

Peritaje informático de correos electrónicos

El correo electrónico es el medio de comunicación más empleado por las empresas. Esto hace que frecuentemente se necesiten  los servicios de un perito informático para realizar análisis de los mismos y obtener así pruebas que presentar en un procedimiento judicial.

Como ya mencionamos al principio del artículo, para que un empresario pueda usar pruebas obtenidas a través del correo electrónico, aun teniendo todos los requisitos para realizar vigilancias a sus trabajadores, requiere los servicios de los peritos informáticos.

Consideraciones legales sobre el contenido del correo electrónico

Independientemente de que estemos hablando del correo personal o del corporativo, está bajo la protección del Derecho a la Intimidad. Por lo que no se puede acceder por alguien ajeno que no sea el propietario del mismo.

Aunque una cuenta de correo sea corporativa, los jefes, gerentes o superiores no pueden tener acceso a los correos electrónicos de una cuenta personal si no se siguen adecuadamente todas las pautas. Y aun así, deben de ser autorizados por el propio trabajador.

Ante cualquier duda a la hora de realizar una vigilancia, se recomienda acudir a un abogado con experiencia en este ámbito y así poder evitar riesgos.

Correos corporativos impresos como prueba en un procedimiento judicial

Correo corporativo impreso como pruebaPresentar un correo electrónico impreso puede no significar nada. Esta prueba necesita estar condicionada por la impugnación o no de la otra parte.

Para capacitar de fuerza este tipo de prueba necesitamos aportar alguna otra prueba mayor. Que sea capaz de demostrar la veracidad de los correos electrónicos.

No es necesario llevarlo en papel para poder usar los correos corporativos como prueba. Ya que el análisis del perito será certificado después por un notar. Este puede realizar dicho proceso tan solo con ver en la pantalla el contenido.

Para realizar una investigación completa hay que tener en cuenta que tenemos 4 factores principales:

  • Remitente.
  • Destinatario.
  • Servidor del envío.
  • Servidor de la entrega.

Por esto, los correos impresos impiden analizar debidamente y poder verificar su autenticidad.

Conclusión

Los empresarios tienen la opción de vigilar el correo electrónico corporativo y el resto de medios informáticos de comunicación de sus empleados, pero siempre respetando ciertas pautas. Como que se deben de respetar siempre todos los requisitos que se exigen a través de la jurisprudencia constitucional, y los juicios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad de la vigilancia.

Si eres un empleado, ¿en alguna ocasión te ha vigilado tu empresa sin cumplir los requisitos? ¿Crees que han podido violar tu derecho a la intimidad? Si eres empresario, ¿has pensado en establecer un sistema de control sobre las cuentas profesionales de correo electrónico de tus trabajadores?

Esperamos ya se hayan despejado todas tus dudas sobre emplear el correo electrónico corporativo como prueba informativa. En caso de tener alguna duda o querer consultar sobre nuestro servicios no dude en ponerse en contacto con nosotros.

¿Pueden emplear el correo electrónico corporativo como prueba informativa?
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